脳がスッキリ！やることリストの作り方
いつも忙しくて、頭の中が混乱してしまう
と言う人がいます。
私も、そういった相談を
受けることが多いです。
このようなケースでは、
頭の中だけで考えることが
良くありません。
ですから、やることリストを
作った方がいいのです。
やることリストがないと、
頭が混乱してしまいます。
なぜかと言うと、人間は
忘れやすい生き物だからです。
特に短期記憶、つまり、短期間、
物事を覚えておいてやりくりするのが苦手です。
それにも関わらず、物を覚えようとすると、
頭の中が混乱してきて、
やらなければならないことも忘れてしまいます。
ですから、記憶に頼らないことが、
まず大事なポイントになります。
そのためにも、やることリストを
必ず作ってください。
そして、作ったら終わりではなく、
やり残しを防ぐために、リストを
何度も何度も見直すことがオススメです。
見直さないと、必ず１つか２つ、
やらなくてはいけないのに忘れてしまうことが
出てきます。
繰り返しになりますが、
人間は忘れやすい生き物なので、
リストは必ず見直すようにしてください。
全部をやり終えるまで、
やることリストを見直すことが、
大事なポイントになります。
では、やることリストを作成後、
やることを効率良くこなしていくためには、
どうすればいいでしょうか？
現代人は多忙です。
細々した作業やタスクが
たくさんある人も少なくありません。
そのような場合は、
タスクの並び替えをしましょう。
まず、上の画像のように、
その日やることを書き出します。
すると、時系列と関係なく、
タスクが並んだ状態になります。
このような状態のままでは、
「やることがたくさんある。どうしよう」と、
朝から頭が混乱してしまいます。
そういった混乱を防ぐために、
タスクの順番を並び替えるのです。
タスクには、２種類あります。
１つは、時間が決まっているタスクです。
たとえば、打ち合わせやミーティングなどです。
もう１つは、時間は決まっていないが
その日のうちにやるべきタスクです。
こういった場合は、
時間の決まっているタスクを基準にして、
取り組む順番を考えていきます。
たとえば、１１時のミーティング前には、
２つぐらいのタスクをこなせそうであれば、
１１時ミーティングの前に
タスクAとタスクBを移動させます。
そして、１１時ミーティングの後に、
タスクC、１５時の打ち合わせの後に、
タスクDとタスクEをこなすといった形で、
時系列に沿って、順番にタスクを並べていきます。
このように並べ替えをすると、
意外にタスクが少ないことが分かり、
頭がスッキリします。
では、何時にやるか決まっていないタスクは、
どのように順番を決めればいいでしょうか？
大きく分けて、２つのやり方があります。
１つめのやり方は、
重要なものから取りかかるというものです。
皆さんにとって、やらなければならない
重要なタスクを優先するのです。
そして、２つめは
簡単なタスクからするということです。
簡単なものの方が、
取っつきやすいです。
それに取り組んでいるうちに、
集中力が高まってきます。
この２つのやり方のうち、
どちらがいいかは向き不向きによります。
重要なタスクと簡単なタスクを
バランス良く配分することがオススメです。
いくつかやり方を試して、
やりやすい方法を見つけてください。
さて、やることリストは、
どのように管理していけばいいでしょうか。
私の場合は、タスク管理に、
Taskuma（タスクマ）という
アプリを使っています。
https://apps.apple.com/jp/app/taskuma-taskchute-for-iphone/id896335635
少しマニアックなアプリなのですが、
それぞれのタスクを何時から何時までしたかも
全て記録できるようになっています。
ただし、そこまで使いこなせる人は少ないですし、
そこまでやる必要もないと思います。
このアプリのメリットは、
作業時間と時刻が記録できることです。
このアプリは、iPhoneでしか使えませんが、
一度購入すれば、新しいiPhoneにも
アプリのデータを移行できます。
使い慣れれば、とても便利なアプリです。
デメリットとしては、
iPhoneでしか使えないことです。
Androidでは使えません。
パソコンとも同期できません。
もう少しオーソドックスなアプリもあります。
それは、todoistというアプリです。
todoistは、パソコンでも使用可能です。
「まだタスク管理に使い慣れたアプリがない」
と言う人には、こちらのアプリがオススメです。
また、スマホやパソコンで
タスクを管理していない
と言う人もいるかと思います。
そういったアナログ派の人は、
手帳と付箋を使うようにしましょう。
付箋１枚につき、１つ「やること」を
書き込んでいきます。
すると、時間順に並び替えることも簡単にできます。
その日やり残したタスクがあれば、
次の日のスケジュールのところに、
貼り替えるようにします。
このように、手帳と付箋を活用してください。
ただし、今回のテーマの本質は、
アプリや手帳の使い方ということではありません。
とにかく、やることを書き出して
見える化することと、時間順に並び替えて、
脳をスッキリさせること、
この２つのポイントをおさえて、
実践してみてください。
私の講座では、さらに詳しいやり方を
お伝えしています。
自分のやるべきことを見きわめる、
脳内断捨離や一人戦略会議
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ぜひ説明会にご参加ください。
よろしければ動画も
ぜひご覧になって下さい。
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