絶対使った方が良いクラウド・ベスト3
ITリテラシーなんていう言葉がありますが、
ITを使いこなす能力は、
個人によってかなり差が開いています。
この文章を読んだ段階ですでに、
ITって何?
リテラシーって何?
という人もいるでしょう(笑)。
インターネットが発達して
特に便利になった点は
クラウドシステムです。
クラウドというのは、
英語で雲という意味です。
雲のようなイメージで
世界中のどこかにデータが保存され、
それが瞬時に同期できるのが
クラウドです。
今でこそ、
これが当たり前のようになりましたが、
クラウドのない時代はたいへんでした。
私は15年ぐらい前から電子手帳にトライしていました。
かつて人気のあった電子手帳に「ザウルス」というものがあります。
私は一時期これを愛用していました。
https://middle-edge.jp/articles/1JIYzより
このころは、
勝手に同期などしてくれないので、
パソコンと電子手帳を毎回つなげないと同期はできません。
同期せずに電子手帳単体で持ち歩いていると、
壊したり、失くしたりしたらアウトです。
私も、ある時ザウルスを落として壊してしまい、
「これではダメだ」と
紙の手帳に戻った経験があります。
その後、USBが登場し、
データの同期ではありませんが、
データの移行という点ではずいぶん楽になりました。
しかし、USBの問題点は、
コンパクト過ぎるがゆえに、
紛失しやすい点です。
また、
簡単に移行できるとは言え、
多少の手間はかかります。
複数のパソコンや電子手帳などで
データを同期したい、、、
そうすれば、紛失の心配もないし、
データをいちいち移行する必要もない、、、
私の、データの同期に対する探求は
かれこれ10年ぐらい前から始まっていました。
7年前ごろ、一時期人気のあったクラウドシステムに
SugarSyncというものがあります。
https://www.sugarsync.jp/
これは使い勝手はまずまずだったのですが、
保存しているデータ量が、すぐに
500GBとか、1000GBに達してしまい、
アップグレードのために高額な料金を請求されます。
当時は今ほど画像や動画が使われてはいなかったので、
こんな容量になるはずはなく、
ボッタクリではないかと思い(笑)、
ヤメてしまいました。
もちろん、ヤメた理由は他にもあります。
それは、
もっと良いシステムが登場し、
SugarSyncが不要になったからです。
前置きが長くなりましたが、
私一人の経験を取り上げただけでも、
これだけ苦労をしているのですから(笑)、
現在のクラウドシステムが完成するまでには、
多くの人の血と汗と涙が注がれているのです。
それだけの労力と時間をかけて完成したシステムで、
しかも便利なものであれば、
使わない手はありません。
そこで、絶対使った方が良いクラウド
ベスト3を発表したいと思います。
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さて、絶対使った方が良いクラウドの
第1段は、Gmailです。
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え?Gmailってクラウドなの?
と思った方も多いと思いますが、
れっきとしたクラウドシステムなのです。
パソコン、スマホ、タブレットなど
すべての端末で同期でき、
データもクラウド上に保存できます。
Gmailの便利な点の一つに
アーカイブという機能があります。
これは、
読み終わったメールを削除せずに保存しておく機能です。
その時不要だと思ったメールでも
後で必要になることがあります。
削除せずにアーカイブしておけば、
検索して探し出すことができるのです。
データの容量が増えてくると有料になりますが、
それでも月額250円という低価格です。
https://www.google.com/drive/pricing/
「保存するか、削除するか?」と悩むよりも
サクッとアーカイブしてしまったほうが、絶対お得です。
未だに携帯電話会社のメールを使ってる人がいますが、
Gmailはスマホでも当然使えますので、
携帯メールを使う必要もありません。
携帯メールは、携帯大手3社の顧客囲い込みのための戦略ですので、
早く止めることをお勧めします。
添付ファイルなどは、
後に説明するDropboxに保存した方が良いですが、
急いで探す時に、DropboxとGmail、
両方で検索ができるので便利です。
他にもGoogle Driveなど便利な機能がたくさんありますが、
全部説明すると長くなるので、
まずはとにかく、
Gmailを使ってみることをお勧めします。
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絶対使った方が良いクラウドシステムの第2弾は、
Dropboxです。
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これは、どのようなものかと言うと
クラウドシステム上に自分のフォルダーが
できたようなイメージです。
Dropboxに登録すると、
Dropboxと言う名前のフォルダーがパソコンの中にできます。
あとは、
同期したいファイルを全て
Dropboxの中に入れるだけです。
例えば、
デスクトップのパソコンと
ノートパソコンを使っている人でも、
両方にDropboxを入れておけば、
もうUSBは不要です。
ファイルを保存した途端に
勝手に同期してくれます。
http://apple-geeks.com/dropbox-1056
Dropboxが登場する前にも
似たようなシステムはあったのですが、
同期がスムーズでないなどトラブルがありました。
たとえば、
職場のパソコンで作ったファイルを
同期したつもりで自宅に帰り、
自宅のパソコンを開いたら
同期されてなかったなんて言うことが時々ありました。
ところが、Dropboxでは、
そのようなトラブルはほとんどありません。
なぜかというと、
全てのファイルが瞬時に正確に同期されるからです。
もちろん、動画など容量が多い場合は
すぐに同期できませんので、すぐにパソコンをシャットダウンすると
まずいですが、
私の経験上では、ほとんどトラブルゼロです。
そして、
気になる料金ですが、
2GBまでは無料、
それを越える場合は有料コースに
アップグレードになりますが、
価格は月々8.25ドル(約900円)です。
この金額で1TBまで保存可能。
データを失くしたり、
探すのに時間がかかる手間やコストを考えたら、
タダ同然と言えます。
まだ使っていない方は、
とりあえず無料プランを試してみるのが良いと思います。
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さて、お勧めのクラウドシステム、
最後は、
Evernote(エバーノート)です。
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https://evernote.com/intl/jp/より
Gmail、Dropboxと説明して来ましたが、
何が違うのか?
一言で説明すると、
Evernoteは、メモです。
クラウド上に保存できるメモというイメージです。
メモしておきたいもの
覚えておきたいものを
何でも保存できるという感じです。
例えば、名刺ですが、
これはEvernoteで一元管理できます。
取り込み方は二通りあります。
一つは、
スマートフォンのカメラで
名刺を撮して、そのまま取り込む方法です。
最近は、OCR(読み取り機能)が良くなったので、
名刺に書かれた文字をかなり正確に読み取ってくれます。
http://kataduke-tonton.com/blog/cleanupblog/5042/
もう一つは、スキャナーを使う方法です。
スキャンスナップというスキャナーを使えば、
読み取ったデータをそのままEvernoteに保存できます。
http://scansnap.fujitsu.com/jp/feature/cloud.html
念のため、題名のところに
名前や、後で検索するためのキーワードを入れておけば、
一発で検索できます。
このスキャンスナップとの連携は
素晴らしいです。
紙のデータは、ほとんどEvernoteに保存できます。
重要な契約書類などは、
そのまま保存する必要がありますが、
会議の時に配られた資料などは、
デジタル化して、紙は捨てても問題ありません。
また、紙の書籍も場所を取りますので、
「自炊」と言って、断裁機で背表紙を切り取り、
全てスキャンしてしまえば、デジタル化できます。
https://matome.naver.jp/odai/2131165373223819401
私は、
打ち合わせの内容なども、
全てEvernoteに記録しています。
題名のところに今日の日付と
打ち合わせ相手の名前を入れておけば、
後で簡単に検索できます。
「2017/04/02◯◯さん打ち合わせ」といった感じです。
ちなみに、Google日本語入力では、
「きょう」と打ち込んで変換すると
変換リストの中に今日の日付が表示されます。
ここから好きな表示方法を選べばOKです。
この他にも、
私も使いこなせないくらい(笑)、
便利な機能がたくさんあります。
以上、絶対使ったほうが良いクラウドシステム
Gmail、Dropbox、Evernote
これら3つの特性を活かして、
上手く使い分けることで、
仕事や勉強の効率が格段に上がるはずです。
まだ使ったことがないという人は、
まずは、無料プランで
とにかく使ってみましょう。
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